Особых правил не существует.
Первым делом учреждению необходимо определить, к какому ремонту (текущему или капитальному) относятся работы. Решение об отнесении соответствующих работ к текущим либо капитальным принимает само учреждение на основании документов, подготовленными техническими службами организаций в рамках системы планово -предупредительного ремонта.
Основными документами для обоснования необходимости ремонта являются акты осмотра и дефектные ведомости.
При общих осмотрах контролируется техническое состояние здания или объекта в целом, его систем и внешнего благоустройства, при частичных осмотрах – техническое состояние отдельных конструкций помещений, элементов внешнего благоустройства. Внеплановые осмотры должны проводиться после явлений стихийного характера, которые могли вызвать повреждения отдельных элементов зданий и объектов, после аварий в системах тепло-, водо-, энергоснабжения и при выявлении деформаций оснований.
Для проведения указанных осмотров учреждению следует создать комиссию, а их результаты нужно отражать в документах по учету технического состояния здания или объекта (журналах учета технического состояния, специальных карточках и др.). В данных документах должны содержаться оценка технического состояния здания или объекта и его элементов, выявленные неисправности здания, его элементов или оборудования, места их нахождения дефектов, причины, вызвавшие эти неисправности, а также сведения о выполненных при осмотрах ремонтных работах. Обобщенные сведения о состоянии здания или объекта должны ежегодно отражаться в его техническом паспорте.
Все расходы на ремонт надо будет документально подтвердить и обосновать.
Текущий ремонт объектов основных средств учреждения может быть выполнен как силами учреждения, так и в рамках договора подряда.
Незначительные текущие ремонтные работы могут в учреждении проводиться своими силами. Если в штате имеется рабочий по обслуживанию здания, то для проведения мелкого текущего ремонта не потребуется заключение дополнительного гражданско-правового договора, так как работник получает заработную плату. В этом случае для ремонта могут понадобиться только расходные строительные материалы.
Закупку строительных материалов необходимо провести в соответствии с № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»
Если учреждение осуществляет текущий ремонт с привлечением подрядчика, то контракт также заключается с соблюдением положений федерального закона 44-ФЗ.
Завершение ремонта необходимо оформить актом приема-сдачи.
При проведении проверок контрольными (надзорными) органами могут потребоваться:
- должностные инструкции работников, деятельность которых связана с текущим ремонтом
- сметные расчеты стоимости ремонта;
- материалы об утверждении сметных расчетов;
- заключения о проверке НМЦК
- планы закупок и планы-графики закупок
- государственные контракты (договоры)
- документы- обоснования стоимости материалов
- документы о приемке выполненных работ по текущему ремонту
- при нахождении объектов ремонта в долевой собственности необходимо учитывать требования законодательства о соразмерности затрат на ремонт общего имущества пропорционально площади находящихся в собственности помещений.
