Дефектная ведомость (дефектный акт) – это акт визуального осмотра объекта, который подлежит ремонту. Эту ведомость составляют для обоснования расходов на ремонт и восстановление зданий, сооружений и оборудования, чтобы вернуть их первоначальный вид и характеристики.

Унифицированная форма дефектной ведомости законодательно не предусмотрена. Ее необходимо разработать самостоятельно. Организациям рекомендуется приложить разработанный бланк дефектной ведомости к учетной политике.

Структура дефектной ведомости на текущий ремонт помещения представляет собой таблицу и должна содержать следующую информацию:

• наименование обследуемого объекта, инвентарный номер и место нахождения объекта;
• выявленные неисправности и причины их возникновения;
• наименование работ, которые требуются для восстановления эффективного функционирования объекта.

Важно! Наименование работ поможет подтвердить, что компания провела именно ремонт, а не реконструкцию или модернизацию. Согласно п. 2 ст. 257 Налогового кодекса РФ, в случаях достройки, дооборудования, реконструкции или модернизации увеличивается первоначальная стоимость основных средств.

Также дефектная ведомость должна содержать реквизиты, обязательные для любого первичного документа: наименование, дату и номер документа.

Дефектная ведомость (дефектный акт) составляется отдельно по каждому объекту, требующему текущего ремонта.

При подготовке ремонта дефектная ведомость входит в состав первичной документации. Заполнением этого документа занимается экспертная комиссия, созданная специально для решения данной задачи. 

На предприятии состав комиссии утверждает руководитель своим приказом. Обычно это специалисты технического или ремонтного отделов, руководители административно-хозяйственного отдела, сотрудники бухгалтерии или сам руководитель организации.

В комиссии обязательно должен присутствовать специалист той сферы, в которой будут производиться ремонтные работы.

Большим плюсом будет участие в подготовке дефектной ведомости на текущий ремонт представителя планируемой подрядной организации.

При составлении дефектной ведомости на текущий ремонт комиссия указывает в расчете только объем планируемых работ в натуральном выражении. Ведомость передается на проверку правильности составления сметчику или специалисту по строительно-ремонтным работам.

От точности определения видов и особенности работ зависят расценки, которые будут установлены при подготовке сметы.

Правильно и полно составленная дефектная ведомость является основой качественно подготовленной сметной документации, которая будет определять итоговую стоимость работ.

Дефектная ведомость (дефектный акт) в обязательном порядке подписывается всеми членами комиссии. Утверждение дефектной ведомости происходит на уровне директора или главного инженера организации.

Дефектная ведомость также необходима и при проведении капитального ремонта. Изначально описание имеющихся дефектов является основанием для определения необходимости проведения капремонта. В дефектной ведомости точно так же описываются необходимые работы, требующиеся материалы и планируемая продолжительность проведения капитального ремонта.

Итак, дефектная ведомость – это исходный документ для проведения текущего или капитального ремонта. Следующим этапом является подготовка на основании дефектной ведомости сметной документации на проведение ремонта.

Заказать изготовление дефектной ведомости на текущий или капитальный ремонт рекомендуется у специализированной организации, либо поручить составить документ компетентному сотруднику, специализирующемуся на организации и оценке стоимости ремонтных работ. Грамотное составление дефектной ведомости – залог точного определения стоимости ремонта, качественно составленной сметы и гарантии выполнения ремонта в полном объеме.