Законом не определен четкий список документации, необходимой для оформления текущего ремонта. Документы можно классифицировать в зависимости от этапов проводимых работ:

• документы, составляемые перед проведением текущего ремонта для обоснования необходимости его проведения;
• документы для проведения текущего ремонта;
• документы, составляемые во время проведения работ;
• документы при приемке ремонтных работ;
• документы для фиксации сведений о проведении текущего ремонта.

1. Документы, составляемые перед проведением текущего ремонта.

До начала текущего ремонта собственник объекта или уполномоченное лицо (управляющая организация) проводит осмотр объекта для оценки степени износа конструктивных элементов и инженерных систем, а также выявления проблемных мест. Текущие, сезонные и внеочередные осмотры проводятся для обеспечения безопасности зданий в процессе эксплуатации.

Результаты сезонных и внеочередных осмотров фиксируются в акте по форме из Приложения Д к СП 255.1325800.2016. «Свод правил. Здания и сооружения. Правила эксплуатации. Основные положения».

Для регистрации итогов текущего осмотра утвержденной формы нет. Акт о текущем осмотре можно составить в свободной форме или воспользоваться формой акта из Приложения Д к СП 255.1325800.2016. «Свод правил. Здания и сооружения. Правила эксплуатации. Основные положения».

На основании актов осмотров составляются дефектные ведомости. Ведомость отражает текущее состояние здания, выявленные неисправности и перечень необходимых к производству работ по текущему ремонту, включая сроки их выполнения.

Дефектные ведомости составляются специально сформированной экспертной комиссией, состоящей из представителей собственника объекта, либо управляющей организации.

Важно! Обязательным документом для проведения текущего ремонта общего имущества в многоквартирном жилом доме является решение общего собрания собственников помещений, принятое большинством голосов от общего числа собственников, участвовавших в собрании.

Унифицированная форма дефектной ведомости законодательно не предусмотрена. Ее необходимо разработать самостоятельно, включив в нее все обязательные для первичного документа реквизиты.

2. Документы, составляемые для проведения ремонта.

Следующим этапом является подготовка на основании дефектной ведомости сметной документации на проведение ремонта.

Закон не предполагает обязательное составление проектно-сметной документации при проведении текущего ремонта. Однако, смета дает возможность определить технологию и содержание работ текущего ремонта, рассчитать объем материалов и затрат на услуги подрядных организаций, спрогнозировать сроки проведения текущего ремонта.

Практика показывает, что разработка сметы необходима для организаций всех форм собственности, планирующих проведение текущего ремонта.

Для бюджетных организаций смета является обоснованием НМЦК (начальной максимальной цены контракта) для проведения закупок материалов и работ по текущему ремонту.

Коммерческие организации, составляя смету, определяют цену работ по текущему ремонту. Это правило распространяется и на управляющие организации, обслуживающие многоквартирные жилые дома.

Смету составляют до начала всех работ. Сметная стоимость является основой цены договора, заключаемого между заказчиком и исполнителем (подрядчиком) на выполнение работ по текущему ремонту.

При проведении текущего ремонта собственными силами собственника объекта рекомендуется составлять внутрихозяйственный расчет сметной стоимости работ с ценами по каждому виду, требуемыми материалами и оборудованием.

3. Документы, которые оформляются во время проведения ремонтных работ.

При проведении текущего ремонта подрядным способом заказчик может закрепить в договоре обязательное предоставление подрядчиком исполнительной документации. В этом случае подрядчик формирует и ведет исполнительную документацию в соответствии с перечнем, утвержденным заказчиком.

Состав исполнительной документации для каждого вида работ и объекта индивидуален. Обычно исполнительная документация включает в себя журналы работ, акты на скрытые работы и исполненные чертежи (схемы).

4. Документы, которые оформляются при приемке ремонтных работ.

После окончания текущего ремонта необходимо подготовить первичную учетную документацию и оформить результат текущего ремонта в целях соблюдения требований по ведению бухгалтерского учета.

Первичным учетным документом, подтверждающим факт выполнения работ или услуг по текущему ремонту, является Акт сдачи-приемки выполненных работ. Он составляется как в случае выполнения работ подрядчиком, так и своими силами.  

Акт не имеет строго утвержденного образца. Он может быть оформлен в свободной форме или по образцу, разработанному самостоятельно предприятием.

При производстве работ по текущему ремонту рекомендуется использовать форму КС-2 «Акт о приемке выполненных работ», рекомендованную Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 №100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ». При необходимости форма акта дорабатывается под потребности организации и согласовывается сторонами при подписании договора подряда.

Акт сдачи-приемки составляется исполнителем и передается заказчику для подписания. Основанием для составления акта о приемке выполненных работ служит журнал учета выполненных работ, который исполнитель ведет в течение всего срока проведения работ. В журнале последовательно отражаются этапы, условия и сроки выполнения по видам работ.

Акт о приемке выполненных работ используется для формирования справки о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3). При этом объем работ, отраженный в этих документах, должен соответствовать объему работ, предусмотренному сметным расчетом.

5. Фиксация сведений о проведении текущего ремонта.

Сведения о проведенном текущем ремонте необходимо отразить в следующих документах:

• в эксплуатационном паспорте здания. Паспорт предполагает, помимо общих сведений о здании, отражение данных о ремонтах и об изменениях, которые возникли при эксплуатации здания (п.3.19, разд.7 СП 255.1325800.2016).

Сведения в паспорт объекта по результатам текущего ремонта вносит собственник, либо управляющая организация.

• в журнале эксплуатации здания (сооружения). Журнал содержит информацию о степени изношенности объекта, записи о проведенных ремонтах и реконструкционных работах, включая сведения о предписаниях от контролирующих государственных организаций.

Журнал эксплуатации здания является одним из обязательных документов, который должен вести ответственный за эксплуатацию здания (собственник или арендатор) в ходе технического обслуживания объекта. Отсутствие журнала может быть рассмотрено как нарушение требований Градостроительного кодекса РФ.

В соответствии с законодательством РФ каждый собственник объекта (здания, строения), независимо от его типа и назначения, должен осуществлять регулярный контроль над техническим состоянием находящегося в собственности объекта и при обнаружении дефектов проводить текущий или капитальный ремонт. Собственник сам должен определить необходимый состав и содержание документации для безопасного процесса эксплуатации объекта