Обязанность эксплуатирующей организации (УК), в том числе в целях правильного налогообложения - документально подтвердить необходимость проведения ремонтных работ. Т.е. необходимость проведения ремонта должна иметь документальную подтвержденность. И именно дефектная ведомость помогает обосновать производимые на ремонт затраты. В ней указываются перечень выявленных дефектов объекта и рекомендации по их устранению. 

Поскольку унифицированная форма дефектной ведомости не утверждена, организация вправе подтвердить необходимость проведения ремонтных работ любыми документами, (дефектная ведомость, ведомость дефектов, акт обследования технического состояния и т.д.). Главное, чтобы содержание такого документа свидетельствовало о наличии и описании дефекта (поломки), а также необходимости устранения дефекта.

На практике именно дефектная ведомость, составленная при обнаружении повреждений в ходе плановых осмотров зданий и сооружений, стала практичести единственным документом, обосновывающим необходимость проведения ремонтных работ. Кроме обоснования необходимости ремонта ведомость используется для оформления предполагаемых объемов работ по ремонту для целей планирования работ, закупок материалов и услуг.

Как правило, в дефектную ведомость включаются:

• сведения об объекте (наименование, адрес);
• описание дефектов включая их объем;
• наименование и объем ремонтных работ для приведения объекта в состояние, пригодное к нормальной эксплуатации;
• подписи членов комиссии.

Утверждает дефектную ведомость руководитель организации.