Прежде, чем заключать договор подряда на текущий ремонт общего имущества в МКД, нужно подготовить и утвердить смету ремонта (смету расходов). С помощью грамотной сметы можно застраховаться от непредвиденных расходов и недобросовестных подрядчиков, а также обосновать жителями и проверяющим (надзорным, контрольным) органам, целевое использование средств. Здесь мы подскажем, как составить смету на текущий ремонт, как правильно оформить, кто этим занимается, какие основные ошибки совершают при составлении документа.

Следует учитывать, что в случае проведения текущего ремонта достаточно лишь сметы, обосновывающей стоимость работ. Разработка проектной документации не требуется. При этом форма сметы, порядок ее составления, применяемые нормы и правила независимо от источника финансирования законодательством не регламентируются.

Перед тем, как приступить непосредственно к формированию сметы (сметы расходов) на текущий ремонт, УО проводит осмотр общего имущества МКД.

Для справки: на основании ВСН 58-88(р) проводимые осмотры делятся на плановые и внеплановые. В свою очередь, плановые осмотры подразделяются на общие и частичные.

При общих осмотрах контролируется техническое состояние здания или объекта в целом, его систем и внешнего благоустройства, при частичных осмотрах – техническое состояние отдельных конструкций помещений, элементов внешнего благоустройства. Внеплановые осмотры проводятся после явлений стихийного характера, которые могут вызвать повреждения отдельных элементов зданий и объектов, после аварий в системах тепло-, водо-, энергоснабжения и при выявлении деформаций оснований.

С целью проведения осмотров в УО необходимо сформировать комиссию или назначить ответственных лиц.

На основании результатов проведенного осмотра составляются акты осмотра имущества и дефектные ведомости (дефектные акты) и подготавливается список необходимых работ.

Ведомости составляют по результатам выполненных замеров. В них учитывают все дефекты, недостатки и неисправности, которые обнаружены во время осмотра. Именно на основании ДВ производится оценка объёма ремонтных работ и необходимые затраты.

Из подготовленной ведомости выбирают те дефекты и нарушения, которые возможно и целесообразно устранить в текущем году в рамках текущего ремонта и бюджета. Для оценки объемов планируемых работ часто подготавливают ведомость объемов работ.

Обратите внимание: заказчик должен учитывать нюансы классификации текущего и капитального ремонтов, чтобы исключить ошибки при ведении бухгалтерского и налогового учетов, избежать возможных штрафов и доначислений. В большинстве случаем важным критерием отнесения работ к текущему или капитальному ремонту является объем ремонтируемых элементов. До 30% от общего объема элементов дома это текущий ремонт. Починили 10% крыши – текущий ремонт, больше 30% - капитальный.

Кто готовит смету?

Лучшая смета – составленная профессиональным сметчиком. В крупных управляющих организациях этим занимаются сметчики или экономисты. Часто смету составляет бухгалтерия. В ТСЖ документ может подготовить правление. Составить смету может и подрядная организация.

Если сметная стоимость устраивает все стороны необходимо утвердить и согласовать ее с собственником. Любые изменения в смете можно будет вносить только после согласования с заказчиком.

Как оформить смету?

Унифицированной формы сметы на текущий ремонт не существует. Подготовьте форму (бланк), удобный для работы именно вам. Как правило документ со сметным расчетом состоит из таблицы, в которой отражают следующую информацию:

• перечень необходимых работ, их объем и цена;
• вид материалов и их стоимость;
• стоимость демонтажа;
• расходы на доставку материала, товара;
• общая сметная стоимость ремонта;
• учтенные налоги
• печати, подписи сторон.

Какие расценки, сметные цены, сметные нормы, нормативы и правила, должны использоваться при составлении сметы на текущий ремонт и содержание зданий?

Действующее законодательство никак не регламентирует составление сметных расчетов при текущем ремонте и содержаний зданий и сооружений независимо от источника финансирования, поэтому можно использовать те расценки, те нормы и те правила которые устаивают заказчика (собственника, управляющую компанию).

В процессе составления сметы:

• Учтите резерв средств на непредвиденные расходы, т.к. часто в процессе ремонта приходится добавлять новые работы, что может привести к превышению бюджета и перерасходу. Заложите его в размере 10-20 процентов от суммы ремонта. Эти средства являются финансовым резервом заказчика.
• Учтите в смете все необходимые работы согласно ДВ и их цену, в том числе демонтаж и вывоз мусора. А также виды применяемых материалов, их объем, их стоимость и стоимость их доставки;
• По возможности максимально детализируйте все расходы. Детализированная смета более прозрачна, что поможет сэкономить бюджет и защитит вас от претензий со стороны жителей и подрядчика;
• Составляйте на каждый вид работ свою смету. Например, на ремонт дверей в подъезде, на ремонт отмостки, на ремонт балконов - должны быть разные     документы.
• Согласуйте смету с собственниками. У собственника не должно быть претензий, это важный момент перед началом работ; Обговаривайте нюансы и корректируйте стоимость и перечень работ заблаговременно. В процессе поменять смету возможно, но не желательно.
• Если есть возможность, подготовьте смету в соответствии с хронологией событий. Тогда вы будете точно знать, когда и сколько денег понадобится;

Подготовленную смету (сметный расчет) подписывают и утверждают руководитель УК и главный бухгалтер, собственник (председатель ТСЖ).  Документ готовится в нескольких экземплярах. Один – для подрядной строительной организации, второй – для УК, третий - для собственника.

Все расходы обязательно должны утвердить собственники или члены ТСЖ. Расходы, не утвержденные собственниками, будут считаться нецелевыми. Их смогут легко оспорить и жители, и представители надзорных (контрольных) органов.

Типичные ошибки при составлении сметы

Часто ремонт затягивается и выходит дороже, чем планировалось. Это вызывает недовольство у собственников, а также чревато дополнительными проверками со стороны ЖИ, прокуратуры и других надзорных органов. Этого можно не допустить, если грамотно составить сметную документацию.

Рассмотрим типичные ошибки в сметах:

• Ошибки в формулировке работ. Строители могут неправильно понять, какой вид работ имел в виду заказчик. Например, при составлении сметы может неправильно использоваться формулировка «простая» или «высококачественная» окраска. Правильно сформулированные понятия спасут вас от лишних трат и недопонимания со стороны подрядчика.
• Не правильный учет условий производства работ. Например, производство работ в эксплуатируемых зданиях, низких помещениях, при отсутствии возможности складирования стройматериалов - должно учитывается в смете дополнительно.
• Не учет доставки материалов до объекта, подъема материалов на верхние этажи и вывоза мусора. Бесплатно доставлять плитку, линолеум или дверные откосы никто не будет. Транспортные расходы – часть сметы!
• Неправильный расчет количества стройматериалов. Например, стены в подъезде красят в два слоя, а не в один, но при расчётах об этом забывают.

Грамотная смета экономит время и средства. Неграмотная - может привести к нежелательным последствиям для некомпетентного заказчика, несущим ответственность за целевое и эффективное использование выделенных средств, правильное исчисление и полноту уплаты налогов.

Помните:

• при уменьшении предусмотренных сметой объема работ или услуг, количества материалов, смету следует уменьшить исходя из цены единицы товара, работы или услуги.
• при возникновении необходимости выполнить работы, не предусмотренные сметой, для их проведения нужно подготовить новую смету.
• оплата выполненных работ должна осуществляться в порядке, предусмотренным договором. При этом следует помнить, что следует провести проверку представленных подрядчиком результатов, в части их соответствия условиям договора и провести контрольные обмеры выполненных работ. Проверка и обмеры, могут проводиться УО своими силами, или к ее проведению могут привлекаться эксперты, экспертные.

В заключение еще раз отметим, что в ходе проведения работ по текущему ремонту осуществляется ремонт, замена выбывших из строя элементов конструкций и инженерных сетей, новыми, при этом функции заменяемых конструкций и элементов не меняются, то есть такая замена не расширяет и не увеличивает возможности объекта основных средств и не улучшает его технические характеристики.